Un briefing al giorno toglie i problemi di torno

Una delle difficoltà maggiori, che ho riscontrato in maniera molto frequente nelle aziende nelle quali ho dato il mio contributo al miglioramento continuo, riguarda la comunicazione in generale tra le persone che fanno parte dell’azienda stessa. Questo rimane, senza ombra di dubbio, uno dei motivi, se non il principale, all’origine della maggior parte delle inefficienze e fonte di tutti i più svariati problemi.

Manca ancora, purtroppo, la consapevolezza del fatto che, nonostante una persona sia ampiamente qualificata per coprire una serie di funzioni, si è comunque parte integrante di un complesso di persone molto articolato, che deve operare in maniera precisa e simultanea per poter riuscire ad ottenere risultati degni di essere definiti di valore e di successo.

La maggior parte delle problematiche ha, come unico denominatore comune, la carenza o, nei casi più gravi, la totale mancanza di comunicazione tra chi invece deve trasferire le informazioni in maniera molto efficacie e frequente. Del resto, è abbastanza chiaro e lampante comprendere come le persone possano operare e svolgere le proprie mansioni (che ricordo sono sempre parte degli interi processi) con le sole informazioni a disposizione, e sfruttandole nella maniera più appropriata possibile.

Ottenere un processo di alta efficacia, comporta necessariamente la condivisione di tutte le informazioni possibili in possesso di ogni singola persona che collabora allo svolgimento di un qualsiasi progetto. La mancanza della conoscenza, anche parziale, determina sicuramente degli impedimenti, di una certa rilevanza, nel corretto funzionamento degli ingranaggi di tutto il sistema che fa andare avanti l’intero processo, con delle ripercussioni non indifferenti sull’efficienza, sull’efficacia, sul raggiungimento dei risultati, sulla soddisfazione personale, sulla quantità di sprechi di qualsiasi natura e a livello economico.

Uno degli strumenti migliori, dai risultati immediati e che permette di manifestare un modus operandi positivo associato ad una cultura stabile e a lungo termine, è quello di iniziare la mattinata lavorativa con un briefing, che non deve essere inteso in sostituzione delle riunioni per la stesura, definizione, e programmazione di un qualsivoglia progetto, ma un modo per calibrare in maniera quotidiana tutti quegli aspetti che altrimenti diventerebbero critici con il passare del tempo.

Consiglio sempre di iniziare in maniera graduale, con 15/20 minuti al massimo, alla mattina appena entrati in azienda per poi ridurli, quando si sarà presa confidenza con il metodo, a 10 minuti circa, richiedendo la massima presenza, disponibilità e puntualità a tutti i partecipanti, indipendentemente dalla tipologia di urgenza che possono avere.

Un’altra cosa fondamentale, che determina la qualità e l’efficacia dello strumento, è quella di bloccare qualsiasi tipo di intervento ancora in sospeso alla scadenza del termine. Si deve imparare, e all’inizio posso assicurare che risulta la cosa più difficile da ottenere, ad avere rispetto per il tempo, proprio ed altrui, evitando di impiegarlo con argomentazioni di scarso valore, ed essere pienamente centrati sulle cose di valore e che necessitano del massimo riguardo.

I minuti dedicati devono essere effettivi, scaduti i quali tutti devono operare all’interno dei processi nei quali sono coinvolti. Non è un tempo in cui parlare di come si è dormito, del traffico trovato, delle difficoltà incontrate nel portare i figli a scuola o del meteo impazzito, ma solo ed esclusivamente per comunicare tutte quelle informazioni che ancora non sono state condivise e che risultano fondamentali per tutti i colleghi.

I minuti consigliati, a prima vista possono sembrare pochi, ma certamente bastano ed avanzano per divulgare qualsiasi tipo di aggiornamento e per rendere il progetto in grado di avanzare nel pieno delle sue potenzialità, con la massima efficacia, il massimo entusiasmo e la massima collaborazione possibile.

Bisogna, pertanto, iniziare a considerare il fattore comunicazione fondamentale e strategico per riuscire ad eliminare gli sprechi, contenere i costi e dare maggior sviluppo alla soddisfazione del proprio operato, manifestandosi poi, come naturale conseguenza, in una considerevole crescita per l’azienda.

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