Come percepire il miglioramento attraverso i KPI

Per tutte quelle aziende che intendono adottare un comportamento volto al miglioramento continuo e, soprattutto, per capire se la strada nei confronti di un progetto stia portando ai risultati tanto attesi e se si è in linea con il percorso da intraprendere, esiste uno strumento molto importante e fondamentale per capire tutto ciò ed è rappresentato dai cosiddetti KPI (Key Performance Indicator).

Rappresentano, in funzione strettamente numerica, l’evoluzione di un determinato processo permettendo in questa maniera di avere una chiara visione di dove si sta andando, se la strada intrapresa può essere soddisfacente in termini di risultati oppure se è necessario rivedere il progetto, e tutti gli elementi che lo compongono, per apportarne poi delle modifiche e tararle ai fini del miglioramento.

A tutt’oggi, è ancora molto diffusa la prassi di percepire il miglioramento basandosi principalmente sulla mera sensazione. Ma una sensazione, per come viene definita, è totalmente soggettiva e completamente diversa da persona a persona, e può portare, e in maniera tutt’altro che sporadica, a interpretazioni altrettanto personali e conflittuali che possono essere l’origine di un deterioramento di tutti quei rapporti umani ed interpersonali che invece hanno un continuo bisogno di essere migliorati, resi sempre più sani, collaborativi e potenzianti.

Sapere se una certa azione è in grado di generare risultati positivi o meno lo possiamo determinare attraverso l’analisi oggettiva di dati certi ed inequivocabili. Solo così, attraverso il confronto, l’analisi e lo studio è possibile comprendere se si stanno producendo azioni convincenti nella direzione desiderata.

Avere la sensazione che il rapporto con un nuovo fornitore stia migliorando, solo perché ci si trova a proprio agio in ogni situazione e soddisfa tutte le nostre richieste, serve a poco se i dati, invece, ci dicono che ha aumentato il costo delle spese di trasporto a nostra insaputa. E’ molto positivo il fatto che la sensazione del rapporto sia favorevole, con l’auspicio che rimanga tale e che migliori ulteriormente, ma è altrettanto vantaggioso cercare di trovare quanto prima un accordo relativo alle spese di spedizione.

I KPI sono un ottimo strumento ma, come tutti gli strumenti, deve essere usato al meglio per riuscire a trarne i maggiori benefici. Per prima cosa il processo, che si ha intenzione di monitorare, deve essere già ottimizzato e già privo di elementi di scarso valore. Successivamente, si devono identificare tutte le fasi che si intende monitorare per creare poi una formula che le metta in stretta relazione affinché il risultato ottenuto sia rappresentante del valore della performance.

Purtroppo, spesso e volentieri, questi indicatori vengono ancora usati in maniera molto marginale e solo nella fase finale del processo da analizzare, quando oramai non è più possibile effettuare nessun tipo di intervento. Avere un numero che certifichi che è stato fallito l’obiettivo è una modalità operativa da correggere quanto prima e generatrice di sprechi e costi in quantità molto elevata.

Per riuscire ad ottenere i massimi benefici, che i KPI possono senza dubbio portare, è opportuno, al di là della tipologia del processo da analizzare, che i dati siano generati con una certa frequenza e, ancora meglio, già integrati nelle fasi del processo stesso. Questo significa avere sempre a disposizione l’analisi in real time, dove tutti gli attori coinvolti sono in grado di capire da soli, e in maniera del tutto autonoma, se è necessario agire in maniera differente o se il modo attuato è già in grado di sviluppare performance positive.

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